Inhoud
- Bepaal waarvoor u uw nieuwsbrief gebruikt
- Geen website, nieuwsbrief!
- Ik ben slechts een vriendelijke herinnering
- Al het nieuws dat geschikt is om te harken
Weet je nog dat e-mailnieuwsbrieven eigenlijk alles waren? Ik herinner me rond de eeuwwisseling dat het massaal mailen van een nieuwsbrief een Big Deal was, waardoor iedereen rechtop ging zitten en merkte dat je organisatie echt in de wereld omhoog ging. Je had veel geld om rond te gooien omdat je een had email nieuwsbrief.
Tegenwoordig stuur je in het algemeen alle e-mailnieuwsbrieven rechtstreeks naar de prullenbak zonder ze meer te geven dan de meest vluchtige blik. Dat zijn alleen degenen die jij bent Kiezen om je ook aan te melden. Ze zijn in essentie een voordeliger vorm van spam geworden.
Dat wil niet zeggen dat ze geen gebruik hebben. E-mailnieuwsbrieven zijn eigenlijk een vrij goede manier om informatie aan uw leden over te brengen in een snel en effectief formaat, en voor sommige soorten gilden zijn ze beter dan een volledige vergadering te hebben. Zelfs als uw gilde niet bedoeld is om een echte website te hebben, kan een e-maillijst u voorzien van alle informatie die u nodig hebt voor eenvoudige referentie met minimale inspanning. Maar je moet het weten hoe om ze te gebruiken om te voorkomen dat ze gewoon in die digitale afvalcontainer worden gegooid.
Laten we het er dus over hebben hoe u een e-mailnieuwsbrief nuttig kunt maken, te beginnen met de voor de hand liggende eerste stap ...
Bepaal waarvoor u uw nieuwsbrief gebruikt
Als je antwoord op het "wat" een kwestie van staren wezenloos is en zeggen "gebruik van ... nieuws?" dan ben je misschien nog niet helemaal daar. Het nieuws is opvallend open en het heeft geen betrekking op het beste gebruik van een gildennieuwsbrief. Er zijn drie belangrijke dingen die het formaat kan doen:
- Serveer in plaats van een website: Als je gilde klein genoeg is, hoef je voor sommige dingen eigenlijk geen volledige website te hebben. Alleen al het hebben van een reguliere nieuwsbrief met de relevante informatie kan al uw behoeften vervullen, zolang u het goed gebruikt. Een soort "maandagherinnering" werkt prima, met mensen die een reguliere nieuwsbrief hebben met leden, contactinformatie en alles wat er regelmatig gebeurt.
- Lever schemaherinneringen aan: Wanneer gebeurtenissen plaatsvinden, kan deze handig zijn in kleinere of grotere gilden om herinneringen dichtbij de datum van het ding te hebben. Het is erg handig om een snelle herinnering te hebben, bijvoorbeeld dat die en die iets specifieks plannen op een bepaalde dag,
- Host-updates en nieuws: Toegegeven, dit is een voor de hand liggende zaak om een nieuwsbrief voor te gebruiken, maar het werkt ook heel goed voor die doeleinden. Als leiderschap verandert, is dit een goede manier om mensen te laten weten. Als een regel verandert, is dit een goede plek om mensen te laten weten. Wanneer dingen deze week van de laatste week anders zijn, is het goed om mensen te laten weten.
Merk op dat deze doeleinden elkaar niet uitsluiten. U kunt bijvoorbeeld uw nieuwsbrief gebruiken in plaats van een website, terwijl u nog steeds updates ontvangt over wat er deze week gebeurt (het wordt bijna aangemoedigd). Het punt is gewoon beslissen wat jouw primair doel is. Als u alleen planningsherinneringen aanbiedt, moet u dat prioriteit geven boven het bieden van een normale contactlijst voor het hele gilde.
Laten we van hieruit bekijken wat elk van de mogelijke doelen kan gebruiken, te beginnen met de eerste.
Geen website, nieuwsbrief!
Voor een kleine groep mensen kan een nieuwsbrief een effectief alternatief zijn voor een website, omdat u dezelfde informatie in die nieuwsbrief kunt plaatsen zoals u anders op een website zou vinden. Kort gezegd: u kunt snel een sjabloon maken waarin u de contactinformatie van het gildelid en de status van eventuele functionarissen die u hebt, plaatst, deze opnieuw verzendt met geplande evenementen voor de komende week en eventuele updates in termen van lidmaatschap of beleid .
Het enige wat je mist met die methode is een enkel referentiepunt voor de regels, en een eenmalige mailing van degenen met re-issues terwijl ze veranderen, zal over het algemeen de slag slaan. We hebben nu allemaal Gmail, we kunnen e-mails archiveren die we nodig hebben.
Voordelen van deze specifieke aanpak zijn een gebrek aan onderhoud en een vloeiendere flow voor leden die niet willen stoeien met sites buiten het spel; het enige wat ze moeten doen is hun e-mails controleren. Het nadeel, zoals gezegd, is dat je geen enkel centraal referentiepunt hebt, wat soms wel kan voelen kleiner.
In dit formaat is het belangrijkste element het regelmatig herinneren van contactgegevens en het faciliteren van eventuele noodzakelijke communicatie via deze lijst.Updates zijn belangrijk, maar iets minder omdat in deze specifieke omstandigheden de verwachting is dat de meeste mensen via het spel updates krijgen.
Ik ben slechts een vriendelijke herinnering
Dit soort nieuwsbrief heeft een heel ander doel. In plaats van een tweerichtingsverkeer te bieden voor communicatie en het ontladen van de taken die anders voor een website zouden zorgen, maakt u een update om mensen te herinneren aan wat er regelmatig in het gilde gebeurt. Wat handig is; het is veel te gemakkelijk om te vergeten, laat je versteld staan en meld je dan nooit aan voor evenementen die interessant klonken.
In dit geval wordt aangenomen dat het gilde doet hebben een website van een soort, in welk geval dit werkt goed als een herinnering aan dingen die zijn gepland. Wekelijks is nog steeds een goede frequentie voor dit soort updates, omdat het dient om mensen eraan te herinneren wat er in de week is gepland.
Het grootste nadeel is natuurlijk dat je met niet-wekelijkse tussenpozen dingen kunt vergeten die aan het schema zijn toegevoegd. Als je elke vrijdag een update stuurt over de volgende week en er iets wordt toegevoegd op zondag voor dinsdag, kan het wat gemakkelijker over het hoofd worden gezien. Het resultaat is dat je een punt moet maken om te coördineren wat er wordt gedaan en wanneer om ervoor te zorgen dat iedereen zijn evenementen laat markeren.
Het is ook een goed idee om er een herinnering aan toe te voegen hoe deze evenementen kunnen op regelmatige basis worden gepland. Het toevoegen van grote updates of nieuws aan dit soort updates is handig, maar over het algemeen moet je je concentreren op geplande momenten die eraan komen binnenkort.
Al het nieuws dat geschikt is om te harken
Als je gilde een website heeft, waarom zou je dit dan moeten opnemen? Je hebt al je nieuws op de voorpagina, het is niet nodig om het te externaliseren. Wat waar is, voor zover het gaat, maar het is een feit dat het een voordeel is om je te richten op nieuws dat via nieuwsbrieven komt.
Nieuws dat op forums wordt geplaatst, vereist dat je naar het forum gaat en mogelijk dingen mist. Nieuws dat in een nieuwsbrief staat, is gemakkelijker om naar te kijken en te herkennen als het gebeurt. Het hoeft niet eens te betekenen dat het de een of de ander moet zijn - je kunt het nieuws eenvoudig daar hebben en een link hebben naar een update op een officiële site als mensen de veranderingen willen bespreken. Beide doen is meer zichtbaar dan het een of het ander doen.
Wanneer u op deze manier een nieuwsupdate gebruikt, zou u waarschijnlijk dingen moeten verzenden wanneer er nieuw is, samen met een samenvatting van alle belangrijke gebeurtenissen tweewekelijks. Grote geplande evenementen passen hier ook goed in, maar ze zijn absoluut niet verplicht.
Het nadeel hiervan is natuurlijk dat iemand nog meer tijd moet nemen om iedereen op nieuws te verzamelen en bij te werken. Dit kan gemakkelijk betekenen dat een functionaris een fulltime baan moet maken met nieuwsupdates, wat prima is als dat is afgesproken, maar waarschijnlijk niet is wat iedereen als officier wil doen.
Nieuwsbrieven zijn uiteindelijk net als al het andere in de gereedschapskist van een gilde - ze zijn een manier om ervoor te zorgen dat er communicatie plaatsvindt binnen het gilde en iedereen weet wat er gaande is. U moet ervoor zorgen dat u weet waarom u ze gebruikt, maar als u dat weet, kunt u een aantal voordelen op lange termijn halen uit hun toevoeging.